山东财经大学文件
政资〔2024〕2号
山东财经大学
关于印发招标与采购内部控制管理办法的通知
各教学院部（科研机构）、各职能部门、各教辅单位：
《山东财经大学招标与采购内部控制管理办法》已经2024年1月11日召开的校党委会议研究通过，现予以印发，请遵照执行。
山东财经大学
2024年1月16日
山东财经大学
招标与采购内部控制管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步理顺学校招标与采购活动组织链条，规范招标与采购行为，落实学校各单位在招标与采购活动中的主体责任，强化招标与采购活动中的权力制约和责任追究，防范采购廉政风险，根据《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）、《山东省政府采购预算单位内部控制规范》（鲁财采〔2023〕8号）等有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学校招标与采购活动内部控制（以下简称“内控”）管理坚持“全面管控与突出重点并举、分工制衡与提升效能并重、权责对等与严格问责并行”的基本原则。
第三条 按照“分事行权、分岗设权、分级授权”的制衡要求，通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的招标与采购内部运转和管控制度，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对招标与采购活动内部权力运行的有效制约。
第四条 政府采购项目在采购过程中，应当主动落实支持本国产品、科技创新、绿色采购和乡村振兴，促进中小企业、监狱企业和残疾人福利性单位发展等政府采购政策。
第二章 组织机构与职责
第五条 学校成立招标与采购工作领导小组。组长由分管招标与采购工作的校领导担任，成员为校长办公室（法律事务室）、财务处（绩效与内控中心）、总务处、基建处、资产管理处、招标与采购管理办公室主要负责人。
第六条 按照“谁采购，谁负责”和“权责对等”原则，项目单位对招标与采购项目管理负有主体责任，按照本办法的规定履行招标与采购项目管理的各项工作，对项目立项、预算编制、需求制定、政策功能落实、合同签订的合法性、合规性、合理性负责。
第七条 财务处（绩效与内控中心）牵头负责项目库管理及立项审批、部门预算编制、资金支付、项目绩效评价等。协助招标与采购管理办公室编制、调整、上报政府采购预算，督促采购预算执行。
第八条 招标与采购管理办公室牵头负责汇总编制政府采购预算、招标与采购活动的组织实施、信息公开、协助处理质疑投诉和政策功能落实等。
第九条 资产管理处负责通用资产配置审核和组织项目履约验收等。
第十条 学校各归口管理部门按照职责范围，对项目单位提出的项目立项、预算编制、需求制定等进行专业审查；参与学校重大项目的立项审批和需求制定审查。
学校各归口管理部门的管理范围按照经费收支主管部门职责范围确定，未明确归口管理范围的项目由业务主管部门负责。
第十一条 法律事务室牵头负责提供招标与采购工作法律咨询、合同签订审批、处理有关法律事务等。
第十二条 学校纪委、监察专员办公室、审计处依职责权限负责对招标与采购项目全过程管理进行监督检查。
第十三条 各单位（部门）应当加强采购岗位风险防控。对关键岗位实施重点监督和定期轮岗，需求制定、专家选取、现场评审、履约验收等重点环节原则上由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。采购需求制定与内部审查、采购文件编制与复审、采购组织与履约验收、合同签订与验收评价等关联岗位互相分离。
第十四条 各单位（部门）应当建立健全内部采购事项集体研究、合法性审查和内部会签相结合的议事决策机制。对涉及民生、社会影响较大、预算金额较大的采购事项应集体决策，决策过程要形成完整书面记录，任何个人不得单独决策或者擅自改变集体决策。
第三章 政府采购预算管理
第十五条 所有政府采购项目（包括执行《中华人民共和国招标投标法》的政府采购工程项目）都应当纳入政府采购预算编报范围，做到应编尽编，与部门预算同步编报，坚持先有预算后采购，严禁超预算、无预算开展政府采购。要依照《财政部关于印发政府采购品目分类目录的通知》（财库〔2022〕31 号）要求，列明拟采购项目的名称、数量和预算金额等内容。对列入年初部门预算或年中追加预算的招标工程项目，根据规定程序规范做好政府采购项目预算编制、计划备案、合同备案等工作。
第十六条 招标与采购管理办公室应按照学校批复的采购预算组织实施招标与采购活动。项目单位应当提前做好需求论证和市场调研，科学编制政府采购预算，做到编实、编准、编细。项目预算年度执行中原则上不予调整，确因工作需要调整的，由项目单位向招标与采购管理办公室提出调整申请，经学校财务处（绩效与内控中心）审核，报学校研究同意报上级主管部门批准后，按照相关规定履行变更程序。
其中：政府采购预算调整金额超过50万元的项目须经校长办公会审议通过，调整金额超过100万元的项目须经党委会审议通过。年度调整金额占项目单位政府采购预算总额30%以上的，将作为政府采购预算编制不规范情形，纳入项目单位绩效评价事项。
第十七条 年初政府采购预算批复后，招标与采购管理办公室应统筹规划年度预算执行进度，及时备案政府采购计划，抓紧细化采购需求，尽快开展采购活动。政府采购预算尚未批复的项目，如确有必要，可充分利用“预采购”制度，提前组织开展采购活动。
第四章 采购需求管理
第十八条 项目单位通过咨询、论证、问卷调查等其他方式向不少于3个具有代表性的市场主体开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息、可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购以及其他相关情况，科学合理的确定项目采购需求。
第十九条 项目单位应当根据采购预算和需求调查结果编制采购需求。采购需求应当清楚明了、表述规范、含义准确；应当符合法律法规、政府采购政策和国家有关规定；应当符合中央八项规定精神，厉行勤俭节约；应当符合国家强制性标准，遵循预算、资产和财务等相关管理制度规定；应当符合采购项目特点和实际需要，不得超标准编制采购需求。
第二十条 预算金额100万元以下的采购项目，进行一般性审查。对以下项目进行重点审查：
（一）预算金额100万元以上的；
（二）涉及公共利益、社会关注度较高的采购项目，包括面向全校师生提供的公共服务项目等；
（三）技术复杂、专业性较强的项目，包括需定制开发的信息化建设项目、采购贵重仪器设备、采购进口产品的项目等；
（四）上级部门和学校领导要求必须开展重点审查的项目。
第二十一条 各归口管理部门在招标与采购活动开始前对项目招标与采购需求和实施计划进行一般性审查，审查结果同采购文件一并存档。归口管理部门可以自行组织采购需求审查，也可以委托相关专家或第三方机构开展。属于重点审查范围的采购需求审查应当委托相关专家或第三方机构开展，并出具相关书面材料。
第五章 采购文件管理
第二十二条 招标与采购管理办公室根据项目的特点和采购需求，配合项目单位编制采购文件（招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书等），采购文件的内容应包含对投标（响应）供应商的资格、资信要求，对货物、工程和服务的质量、价格、效率等关键因素的评审标准，合同主要条款、支付计划等。组织专家论证，做到文件完整、合法、规范，表述准确，无歧义。不得要求或标明供应商名称或者特定货物的品牌，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件，不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇。
第二十三条 采购文件对投标（响应文件）的格式、形式要求应当简化明确，不得因装订、纸张、文件排序等非实质性的格式、形式问题限制和影响供应商投标（响应）。
第二十四条 政府采购项目应当优先采购本国货物、工程和服务，确因采购项目在中国境内无法获取或者无法以合理的商业条件获取的、为在中国境外使用而进行采购的，以及其他法律和行政法规另有规定的，可以选择采购进口产品。采购进口产品申请获得省财政部门核准后，应当在采购文件中标注“允许采购进口产品，但不能排斥国内同类产品参与竞争”。未报进口产品采购申请或者采购申请未经核准的，一律不得采购进口产品。
第二十五条 政府采购项目文件应严格落实政府采购支持中小企业发展政策要求，通过预留份额比例、评审价格扣除、鼓励联合体投标或分包等措施，促进中小企业健康发展。
第二十六条 拟采购的产品属于节能产品或者环境标志产品品目清单范围的，应当对获得节能产品、环境标志产品认证证书的产品，实施优先采购或者强制采购。采购文件中应当载明合格产品的条件和节能产品优先采购的评审标准。
第二十七条 采购文件发布前，招标与采购管理办公室进行审查，并由项目单位负责人确认。招标与采购管理办公室可以自行组织采购文件复审，也可以委托相关专家或第三方机构开展。
第六章 项目组织实施
第二十八条 政府采购项目应当严格按照《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）、《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）等法律法规的规定组织实施。
第二十九条 年初项目预算批复后，政府采购项目由项目单位发起申请，招标与采购管理办公室在“中国山东政府采购网”等指定媒体公开采购意向，公开时间应当尽量提前，原则上不得晚于采购公告发布前30日。
第三十条 采购需求确定后由项目单位发起项目招标与采购申请，招标与采购管理办公室按照采购方式的法定情形及集中采购范畴，结合实际采购需求，合理确定适用的采购方式。
第三十一条 社会代理机构采用公开遴选方式选取，招标与采购管理办公室应当根据项目特点、代理机构专业领域和综合行为评价结果，在遴选库中自主择优选择与项目特点相适应的代理机构。委托代理机构办理采购事宜，应当签订委托代理协议，约定双方权利义务，明确采购代理范围、权限、代理机构期限、档案保存、代理费用收取对象、方式及标准、协议解除及终止、违约责任等具体事项，但不得转移或免除采购人的主体责任。
第三十二条 政府采购项目的评审专家应当从省专家管理系统中随机抽取。对符合相关法律法规规定，通过随机方式难以确定合适评审专家的，由项目单位申请，经招标与采购管理办公室审核，分管招标与采购的校领导审批，书面报省教育厅同意，可自行选定相应专业领域的评审专家。相关书面材料应作为采购文件归档备查。自行选定评审专家的，需选择校外评审专家。
第三十三条 项目单位应委派人员作为采购人代表参加评审，出具授权委托书并签署廉政责任承诺书。采购人代表不得担任评审委员会组长，不得领取评审劳务报酬，不得在评审现场发表倾向性或者歧视性言论。采购人代表的打分经评审委员会一致认定畸高或畸低的，应当在签署评审报告时作出书面解释。
第三十四条 除采购人代表外，招标与采购管理办公室可委派人员进入评审现场监督，但不得超过2人，不能参与评审打分。
第三十五条 应当在法定时限内按照采购文件的规定确定中标（成交）供应商。除财政部规定的情形外，不得以任何理由组织重新评审。不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果。
第三十六条 政府采购项目需在“中国山东政府采购网”以及山东财经大学门户网站公开采购信息；非政府采购项目需在公共媒体以及山东财经大学门户网站公开采购信息。信息公开要求全面、准确、及时、完整，应当严格按照保密审查原则和程序，对拟公开的采购意向、采购文件、采购合同等信息进行审查，确保涉密和敏感事项不外泄。
第七章 质疑答复和监督检查
第三十七条 招标与采购管理办公室牵头负责涉及学校招标与采购事项的询问、质疑和投诉答复工作。供应商对采购活动事项依法提出询问的，项目单位应当在3个工作日内作出答复，但答复的内容不得涉及商业秘密。收到供应商提出的质疑或采购代理机构转送的质疑后，项目单位应当根据质疑事项协助招标与采购管理办公室和采购代理机构在7个工作日内做出答复，答复内容应当完整、客观、公正。对投诉事项以及任何单位和个人的控告、检举，校内各单位均应积极配合，做好调查取证和答复处理等工作。不得拒收供应商在法定质疑期内发出的质疑函。询问或者质疑事项可能影响中标、成交结果的，应当暂停签订合同。已经签订合同的，应当中止履行合同。
第三十八条 财政部门依法进行投诉处理调查取证的，相关部门和人员应当如实反映情况并提供相关材料。对在采购活动及询问答复和投诉处理过程中知悉的国家秘密、商业秘密、个人隐私和依法不予公开的信息，采购人员和有关人员应当保密。收到暂停采购活动通知后，应当立即中止采购活动，在法定暂停期限结束前或者财政部门发出恢复采购活动通知前，不得进行该项采购活动。
第三十九条 应当建立采购内部协同监督机制，采购活动接受财会监督以及纪检监察、审计等部门的纪检监察、审计和监督管理。对采购活动中的违法违规行为，及时调查处理。涉嫌犯罪的，移交相关部门依法追究刑事责任。
所有参与采购项目管理的工作人员均应遵守国家相关法律法规，按规定的权限、程序开展工作，坚持原则、廉洁自律，主动接受监督。
第四十条 受托的社会第三方服务机构违反规定，泄露应当保密的与招标与采购活动有关的情况资料，或与投标人串通，导致学校利益受到损害的，情节轻微的，解除委托合同并追究其赔偿责任；对学校造成重大损失的，追究其法律责任。
第八章 合同管理
第四十一条 项目单位应当在法定时限内按照采购文件和投标（响应）文件确立的事项签订合同并负责合同的执行。采购合同的实质性内容应当符合采购文件的规定。不得对采购文件确定的事项和投标（响应）文件作实质性修改。不得向中标、成交人提出任何不合理的要求作为签订合同的条件。在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，补充合同金额不得超过原采购合同金额的百分之十。政府采购合同签订后，及时报招标与采购管理办公室进行公开和备案，公开及备案的内容应当真实、准确、完整。
第四十二条 中标（成交）通知书对采购人、中标（成交）供应商均具有法律效力。中标（成交）通知书发出后，采购人改变中标（成交）结果的，或者中标（成交）供应商放弃中标（成交）资格的，应当依法承担法律责任。中标（成交）供应商拒绝签订合同的，单位可以根据采购文件规定，按照评审报告推荐的中标、成交候选人名单排序，确定下一候选人为中标或者成交供应商，也可重新开展采购活动。
第四十三条 在采购项目中收取履约保证金的，应当允许供应商自主选择以保函、支票、汇票、本票等非现金形式缴纳，并在合同中约定履约保证金退换的方式、时间、条件和不予退还的情形。履约保证金数额不得超过合同金额的10%，不准收取法律法规规定以外的保证金。
第四十四条 政府采购禁止转包和非法分包。发现转包行为或有关线索的，应当及时向省财政厅报告。项目单位根据项目需要报分管校领导同意后可允许中标（成交）供应商依法将采购项目的非主体、非关键性工作进行分包，但不得再次分包，不得强行要求中标（成交）供应商使用指定的分包供应商。允许采用分包方式履行合同的，应当事先在采购文件中明确，同时还应当明确可以分包履行的具体内容、金额或比例。
第四十五条 对于延续性服务项目，项目单位在上期合同期满前一个月应提出续签申请并提前做好延续性服务项目的跨期衔接工作。符合续签条件的政府采购项目，招标与采购管理办公室申请行文并通过“预算一体化系统”备案后，开展合同续签相关工作。在续签合同开展前应当及时登录“中国政府采购网”“中国山东政府采购网”“信用山东”等信用平台，认真查询供应商信用记录，不得向被禁止参加政府采购活动的供应商授予政府采购合同。
第九章 履约验收及付款
第四十六条 项目单位在项目完成后，根据试运行情况等进行初步验收后，把采购需求文件、采购合同等验收资料及时提交资产管理处申请验收。资产管理处应当在收到项目单位验收申请7个工作日内启动项目验收，并形成项目验收报告，参加项目评审人员不得作为验收小组成员参与验收。项目验收合格应作为采购项目资金支付的必要条件。
第四十七条 对于满足合同约定支付条件的，项目单位应当自收到发票后5个工作日内完成发票签字、资产入库和提交资金支付申请等手续，财务处及时将资金支付到合同约定的供应商账户。不得以机构变动、人员更替、政策调整等为由延迟付款，不得将采购文件和合同中未规定的义务作为向供应商付款的条件。其中，工程类合同结算支付须经审计处审计确认具体结算金额。
第四十八条 要积极配合金融机构和中标（成交）供应商开展政府采购合同融资业务，在合同签订、账号变更、验收付款等方面给予必要支持，但不得干预中标（成交）供应商自主选择金融机构。
第四十九条 项目单位应当在采购合同中明确约定双方的违约责任。对于因采购人原因（包括采购人自身原因以及政策变动、规划调整等外部原因）导致变更、中止或终止采购合同的，应当在合同中细化和明确对供应商补偿救济的情形、标准、程序等内容，并按照合同约定执行。
第五十条 采购合同的履行、违约责任和争议解决等适用《中华人民共和国民法典》。
第五十一条 招标与采购管理办公室负责采购文件的档案归档工作，应妥善保存采购文件，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等。校长办公会、党委会决策意见、各部门会商意见等应一并纳入档案管理。如涉及电子交易，电子资料作为项目采购档案的一部分，管理保存应当符合有关法律法规规定。
第十章 采购绩效管理
第五十二条 按照《山东省省级政策和项目预算绩效目标管理办法》对政府采购项目实施全过程绩效管理。财务处（绩效与内控中心）应制定管理制度对采购各环节相关职能部门的执行情况、工作效率和产出效益进行评价。绩效目标的设置应合法合规、指向明确、重点突出、细化量化、合理可行。应当加强政府采购项目绩效评价结果运用，将相关绩效评价结果作为以后年度编报采购预算的重要依据。
第十一章 自行采购
第五十三条 项目单位自行组织实施的项目，原则上应当成立不少于三人的采购小组，明确其职责分工，负责具体的实施工作。
第五十四条 自行采购项目遵循简易、高效的原则组织实施采购，项目单位可以结合项目需求特点简化程序和信息公开方面的规定要求，但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。
第五十五条 对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施、需要即时确定供应商的自行采购项目，项目单位可以依据本单位内控制度的相应规定直接确定供应商。项目单位应当结合本单位工作实际，研究细化本单位可以适用直接确定供应商的项目情形、金额范围、决策程序，并在内控制度中予以明确。
第五十六条 项目单位应当建立健全自行采购项目的争议处理和解决机制。自行采购项目的合同签订、履约验收及付款、档案管理等，应当遵循简易、高效的原则，参照学校招标与采购项目的有关要求执行。
第十二章 附则
第五十七条 涉密政府采购项目按涉密政府采购管理有关规定执行。
第五十八条 科研仪器设备的采购活动，按照财政部门有关规定执行。
第五十九条 纳入财政预算管理的建设工程招投标活动，依照《中华人民共和国招标投标法》等有关规定执行，预算管理、政策功能有关要求按照政府采购有关规定执行。
第六十条 本办法未尽事宜，或者本办法执行期间，国家和省出台新规定的，按照新规定执行。
第六十一条 本办法自发布之日起施行，由招标与采购管理办公室负责解释。
山东财经大学校长办公室 2024年1月17日印发
